Wir haben für ein europäisches Versicherungsunternehmen die konzernübergreifende Implementierung eines Internen Kontrollsystems (IKS) entwickelt, das die Überwachung aller Compliance-relevanten Prozesse für den Umgang mit und die revisionssichere (Langfrist-) Archivierung von Dokumenten und Daten sicherstellt.
Consultec hat für ein europäisches Unternehmen eine konzernübergreifende Implementierung eines Internen Kontrollsystems (IKS) konzipiert, das die Überwachung aller Compliance-relevanten Prozesse für den Umgang mit Dokumenten mit dem Ziel einer revisionssicheren (Langfrist-) Archivierung von Dokumenten und Daten sicherstellt.
Dabei wurde ein Governance-Modell entwickelt, das ein einheitliches Framework auf Basis der Norm ISO/IEC 27001 und der „Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen“ (PK-DML) für die nach den GoBD* zu erstellende Dokumentation der dokumentenbezogenen Prozesse vorgibt. Es ermöglicht, eine über die relevanten Arbeitsabläufe hinweg durchgängige und gleichwohl effiziente Nachweiskette für den compliancegerechten Umgang mit Dokumenten und Daten unter Berücksichtigung der Schnittstellen zwischen den zahlreichen Unternehmensteilen zu erhalten und zu pflegen.
Und: Die in die Lösung eingebettete konzernübergreifende Verfahrensdokumentation wurde in Form eines Intranet-basierten Wikis konzipiert, bei dem sich die Verantwortlichen (z.B. Vorstand, Revision) auf einer Übersichtsseite („Dashboard“) jederzeit über den aktuellen (oder eben nicht aktuellen) Stand informieren können.
*GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form